Технології оптимізують багаторівневі системи підтримки

Керування системою підтримки учнів (MTSS) у середній школі стало значно простішим та ефективнішим завдяки впровадженню спільних електронних таблиць, цифрових форм для звернень та чітких, передбачуваних робочих процесів. Це дозволило команді зосередитися на реальних потребах учнів, а не на боротьбі з хаосом даних.

Колись зустрічі щодо Системи Багаторівневої Підтримки (MTSS) у нашій середній школі нагадували спробу зібрати літак у повітрі – хаотично й напружено. Дані про учнів були розкидані всюди: в електронних таблицях, скріншотах, електронних листах, звітах про оцінювання та нотатках із консультацій. Нам було важко відстежувати перевірки відвідуваності, зустрічі з втручання (RTI), обговорення поведінки та неформальні бесіди з учнями – все це відбувалося одночасно. Коли наша команда підтримки учнів збиралася для обговорення конкретного учня, ми часто мусили ставити базові запитання: Що насправді відбувається з цим учнем зараз? Що ми вже пробували і як довго? Хто чим займатиметься після цієї зустрічі, і чи відстежили ми план з минулого місяця?

За останні кілька років наша команда розробила набагато чіткішу та спокійнішу систему завдяки спільним електронним таблицям, простим формам та передбачуваним робочим процесам.

Почніть з проблемних зон, а не з платформ

Перш ніж щось змінювати, я зібрав команду підтримки учнів. До неї увійшли я як заступник директора, інші адміністратори, шкільні консультанти та психологи, а також двомовний соціальний працівник, який підтримує багатьох наших нових учнів. Більшість з нас вважали, що маємо надійний процес вирішення проблем для зустрічей MTSS: визначити проблему, проаналізувати відповідні дані, розробити заходи підтримки, вибрати план і встановити дату наступної зустрічі. Але під час цього процесу виникали чотири ключові проблеми:

• Не було єдиної картини про учня. Відвідуваність, оцінки, результати скринінгу, дані про дисципліну та спостереження персоналу зберігалися в різних місцях. Кожна зустріч починалася з “полювання на скарби”.
• Було занадто багато форм, але недостатньо ясності. Залежно від проблеми, вчителі заповнювали різні форми звернень, надсилали електронні листи та неофіційно порушували питання на командних зустрічах чи в коридорі.
• Зустрічі часто генерували ідеї, але не дії. Ми глибоко дбали про учнів і мали багато хороших ідей, але не завжди залишали зустріч із чіткими відповідальними, термінами чи централізованим записом.
• Подальші дії залежали від пам’яті. Якщо хтось був хворий або завалений електронними листами, наступний крок міг легко зупинитися.

Створіть “домашню базу” та односторінковий “знімок учня”

Ми вирішили переробити наш робочий процес. Першим кроком у нашому новому процесі було створення спільної електронної таблиці як нашої “домашньої бази” для MTSS. Ми зупинилися на Google Sheets. Все пов’язане з цією таблицею, яка легко шукається.

Потім ми створили “знімок учня”, який збирає всю необхідну інформацію про учня з першого погляду. Ми вже експериментували з “профілями учнів” – документами, що містили сильні сторони, потреби та заходи підтримки. Але ми об’єднали найважливіше в єдиний, спільний шаблон Google Docs на одну сторінку, який включає наступне:

• Базова інформація: Ім’я, займенники, клас, команда, основна мова вдома.
• Коню освітою (SIFE); індивідуальна освітня програма, 504 план та/або послуги для англомовних учнів; ключові дорослі зв’язки.
• Тенденції відвідуваності: Загальний відсоток та нещодавні закономірності.
• Академічні показники: Результати скринінгу, останні оцінки, моніторинг прогресу.
• Вжиті заходи підтримки: Що, коли і як довго.
• Поведінкові або соціально-емоційні (SEL) закономірності з часом.
• Короткий опис поточної проблеми.

Кожен учень, який потрапляє на розгляд MTSS, отримує “знімок”, який виводиться на екран під час обговорення. Поки ми розмовляємо, хтось із команди оновлює “знімок” новою інформацією та наступними кроками. Надавши всім можливість бачити одну й ту ж чисту сторінку, ми значно скоротили кількість сторонніх розмов, дублюючих запитань та моментів типу “Зачекай, де ти це бачив?”, які раніше забирали час. Посилання на “знімок” кожного учня додається до таблиці MTSS.

Використовуйте одну коротку цифрову форму для звернень

Раніше вчитель із проблемою міг надіслати довгий електронний лист, заповнити паперову форму або згадати про щось мимохідь. Один і той самий учень міг опинитися “на радарі” в кількох місцях без скоординованого плану. Ми замінили цю систему короткою цифровою формою звернення. Ключові поля форми Google включають наступне:

• Ім’я учня та клас.
• Сфера(и) стурбованості: Академічна, поведінкова, відвідуваність, SEL.
• Короткий опис того, що бачить вчитель, своїми словами.
• Стратегії, які вчитель вже пробував у класі.
• Наскільки терміновою є проблема.
• Відповідний кон Чи є мовні особливості?

Відповіді з форми автоматично заносяться до нашої спільної таблиці MTSS. Звідти ми можемо фільтрувати за класом, предметною областю чи типом проблеми. Ми також краще можемо пріоритезувати, які учні з’являться на наступній зустрічі з вирішення проблем, і, що найважливіше, можемо виявляти закономірності. Вчителям подобається система форм звернень, тому що вона економить їхній час і запобігає багатьом перепискам електронною поштою.

Дозвольте технологіям формувати зустріч

Кожен клас у нашій середній школі має запланований блок для вирішення проблем. За столом зазвичай знаходяться заступник директора, консультант класу, психолог, один-два вчителі та наш двомовний соціальний працівник або громадський координатор. Ось наш базовий план для 45-60-хвилинної зустрічі:

1. Почніть із спільної таблиці MTSS: Ми фільтруємо вкладку за учнями, які є в порядку денному на день. Всі бачать однаковий список і однакову історію звернень та подальших дій.
2. Відкрийте “знімок учня”: Для кожного учня ми відкриваємо його “знімок” і коротко висвітлюємо тенденції. Приклади можуть включати “Відвідуваність впала в листопаді” або “Результати читання залишалися без змін, незважаючи на втручання”.
3. Проведіть процес вирішення проблем з обмеженням часу: У межах визначеного часу ми проходимо наші кроки. Ми з’ясовуємо проблему, переглядаємо дані, проводимо мозковий штурм, вибираємо один-два заходи підтримки та визначаємо, як виглядатиме успіх через чотири-шість тижнів.
4. Записуйте рішення в реальному часі: Коли ми приймаємо рішення щодо дій, ми вводимо їх безпосередньо в “знімок” та таблицю MTSS. Ми уточнюємо, що будемо робити, визначаємо, які члени команди відповідають за обрані дії, та встановлюємо дату для перевірки.
5. Підтвердіть перед переходом: Перш ніж перейти до наступного учня, ми запитуємо: “Чи зрозуміло, хто що робить і до якого терміну?” Якщо ні, ми уточнюємо та вводимо це.

Залишайтеся відповідальними

Щоб плани не відхилялися, ми пов’язали нашу електронну таблицю з нашими календарями та процедурами електронної пошти. Регулярні зустрічі MTSS включають посилання на спільну таблицю в запрошенні. Наприкінці кожної зустрічі ми надсилаємо короткий підсумковий електронний лист з трьома-чотирма пунктами та посиланням на оновлену таблицю. У самій таблиці MTSS ми маємо базові стовпці, такі як “Дата перевірки”, “Статус” та “Результат”.

Завдяки спрощеним інструментам та вдосконаленим робочим процесам, зустрічі MTSS у нашій середній школі більше не схожі на управління документацією. Ми витрачаємо менше енергії на боротьбу з даними і більше – на розуміння учнів. Якщо ваш процес MTSS здається надмірним, вам не потрібно перебудовувати все одразу. Ви можете почати з малого і рухатися далі. Спробуйте це:

1. Виберіть один клас або команду для пілотного запуску.
2. Створіть базовий шаблон “знімка учня”, який поміщається на одному екрані.
3. Розробіть коротку цифрову форму звернення, яка надходить до спільної таблиці.
4. Проведіть кілька зустрічей, де таблиця є порядком денним, а рішення записуються в реальному часі.
5. Запитайте команду, що допомагає, а що є марною роботою, а потім внесіть корективи.

Джерело